Atualmente as empresas ou instituições de qualquer cariz recebem e produzem uma quantidade cada vez maior de documentos. É assim fundamental dar o tratamento correto a toda essa documentação para que uma boa gestão possa trazer reflexos positivos e uma boa coordenação interna.
É assim fundamental uma gestão documental eficiente e estruturada para garantir que o fluxo de informação funciona de forma a aumentar a produtividade da organização.
Conceitos de uma boa gestão documental:
Desmaterialização de documentos
É fundamental digitalizar todos os documentos que estão em formato físico – papel, classificando os mesmos e disponibilizá-los em formato eletrónico de acordo com critérios previamente estabelecidos
Normalização do documento
Todos os documentos da entidade deverão seguir os mesmos métodos de classificação e identificação. Estes serão fundamentais para a busca e seguimento de documentos ou processos.
Indexação de documentos
Os documentos deverão ser indexados eletronicamente seguindo o mesmo processo de arquivamento. Poderão seguir um processo idêntico ou semelhante ao arquivamento físico. Um sistema eletrónico de arquivamento torna mais eficaz a indexação de documentos e respetiva pesquisa.
Workflow de documentos
Após uma indexação dos documentos, é nesta fase que se inicia a distribuição do mesmo pelos diversos departamentos internos. O workflow possibilita o controlo dos fluxos de circulação e distribuição até ao seu arquivamento.
Pesquisa
Um bom sistema de gestão documental, como o VDoc permite que em qualquer momento, um documento poderá ser encontrado e disponibilizado. Para além de uma rápida busca, deverá permitir auditoria e reiniciar um novo workflow caso seja necessário.
Redução de custos na gestão documental
O aumento da produtividade na procura e encaminhamento permitirá uma redução de custos significativa na organização. Além do mais, evitará impressões desnecessárias de cópias e permitirá que em qualquer ponto possam ser visualizados os documentos.
Um sistema baseado em cloud é uma boa solução para permitir que em qualquer lugar se possa aceder a toda a documentação crucial.
